MANAJEMEN PRODUKSI DAN PEMASARAN ‘’Perencanaan Kapasitas Produksi dan Pengendalian Persediaan (Inventory)’’

MAKALAH

MANAJEMEN PRODUKSI DAN PEMASARAN

‘’Perencanaan Kapasitas Produksi dan Pengendalian Persediaan (Inventory)’’

Oleh:

PUTRI SULHAM WIJAYA

D1C1 13 071

TPG B 2014

JURUSAN ILMU DAN TENOLOGI PANGAN

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INDUSTRI PERTANIAN

UNIVERSITAS HALU OLEO

KENDARI

2016

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT  berkat limpahan karunia-Nya, Penulis dapat menyelesaikan penyusunan makalah manajemen produksi dan pemasaran yang berjudul “Perencanaan Kapasitas Produksi dan Pengendalian Persediaan (Inventory)”

Penulis menyadari bahwa makalah ini tidak luput dari kesalahan dan kekurangan entah penulisn maupun kata. Oleh karena itu penulis sangat mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak terutama para pembaca makalah ini dengan harapan kesempurnaan makalah yang akan datang.

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Kendari,     Oktober  2016

                                                                                                Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL....................................................................................... i

KATA PENGANTAR....................................................................................... ii

DAFTAR ISI.......................................................................................... …….... iii

BAB I   PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang .........................................................................................  2

1.2 Rumusan Masalah..................................................................................... 2

1.3 Tujuan dan Manfaat.................................................................................. 3

BAB II  PEMBAHASAN

      2.1 Pengertian kapasitas produksi................................................................... 4

      2.2 perencanaan kapasitas jangka pendek  ..................................................... 4

      2.3 perencanaan kapsiatas jangka panjang...................................................... 6

      2.4 Metode Perencanaan kapasitas produksi................................................... 7

      2.5 perencanaan kapasitas............................................................................... 10

             2.5.1 Strategi dalam perencanaan kapasitas produksi.............................. 10

              2.5.2. Strategi dalam perencanaan Agregat dalam proses produksi...     10

2.6. Definisi persediaaan....................................................................................... 11

2.7. Jenis dan Fungsi persediaan......................................................................     12

            2.7.1. jenis persedian................................................................................. 13

            2.7.8. fungsi-fungsi persediaan.............................................................     15

BAB  III   PENUTUP

3.1. Kesimpulan..................................................................................................... 21

3.2. Saran............................................................................................................... 22

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................... 23

BAB I

PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang

Dalam memasuki Era pasar bebas dimasa ini semua perusahaan yang bergerak di bidang industri dihadapkan pada suatu masalah yaitu adanya tingkat persaingan yang kompetitif. Hal ini mengharuskan perusahaan untuk merencanakan kapasitas produksi agar dapat memenuhi permintaan pasar dengan tepat waktu dan dengan jumlah yang sesuai, sehingga diharapkan keuntungan perusahaan akan meningkat. Selain itu Perusahaan juga harus mengendalikan persediaan  bahan baku yang dibutuhkan hendaknya cukup tersedia sehingga dapat menjamin kelancaran produksi. Akan tetapi hendaknya kuantitas persediaan itu jangan terlalu besar agar modal yang tertanam dalam persediaan dan biaya-biaya yang ditimbulkannya dengan adanya persediaan juga tidak terlalu besar dan jangan pula terlalu kecil karena dapat memperlambat proses produksi.

Kapasitas adalah jumlah dari keluaran maksimum yang bisa dihasilkan
oleh suatu fasilitas dalam satu periode waktu tertentu dan dinyatakan dalam
jumlah keluaran per satuan waktu. Dalam pemenuhan kebutuhan konsumen akan
produk, perusahaan perlu memperhatikan perencanaan kapasitas dan pengendalian
aktivitas produksi yang harus dilakukan dalam pemenuhan order di pasar. Karena
tanpa adanya perencanaan kapasitas dan pengendalian aktivitas produksi yang
tepat, maka bukan tidak mungkin akan terjadi over produksi (produksi yang
berlebihan) ataupun low produksi (kekurangan produksi) dalam proses
produksinya.

Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena persediaan fisik banyak perusahaan melibatkan investasi rupiah terbesar dalam pos aktiva lancer. Bila perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin mempunyai “opportunity cost” yang lebih besar. Demikian pula, bila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang mencukupi, dapat mengakibatkan biaya – biaya terjadinya kekurangan bahan.

1.2  Rumusan Masalah

Rumusan masalah yang diangkat pada penyusunan makalah ini adalah sebagai berikut:

1.      Menjelaskan pengertian  kapasitas produksi

2.      Menjelaskan  perencanaan kapasitas jangka pendek

3.      Menjelaskan kapasitas jangka panjang

4.      Menjelaskan metode perencanaan kapasitas produksi

5.      Menjelaskan perencanaan kapsitas

6.      Menjelaskan fungsi persediaan

7.      Menjelaskan metode manajemen persediaan

1.3    Tujuan dan Manfaat

Tujuan dan manfaat dari makalah ini yaitu: untuk menambah pengetahuan pembaca tentang perencanaan kapasitas dan pengendalian persedian yang dimana terdiri dari pengertian  kapasitas produksi, perencanaan kapasitas jangka pendek, kapasitas jangka panjang, metode perencanaan kapasitas produksi,  perencanaan kapasitas, fungsi persediaan dan metode manajemen persediaan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1.  Pengertian Kapasitas Produksi

Kapasitas adalah kemampuan pembatas dari unit produksi untuk berproduksi dalam waktu tertentu, dan biasanya dinyatakan dalam bentuk keluaran (output) per satuan waktu. Menurut Chase dan Aquilano (1955).Chase serta Russel Taylor (2000), kapasitas merupakan jumlah keluaran yang dapat dihasilkan oleh suatu sistem produksi dalam cakrawala waktu tertentu, yaitu selama satu tahun atau dalam beberapa tahun mendatang.  Menurut Yamit (2003), perencanaan kapasitas produksi adalah jumlah maksimum output yang dapat diproduksi dalam satuan waktu tertentu. Contoh : bus mempunyai kapasitas kursi 40 sekali jalan, pabrik pupuk mempunyai kapasitas 100.000 kg sekali produksi.

Kapasitas produksi dapat diartikan sebagai jumlah maksimum output yang dapat diproduksi atau dihasilkan dalam satuan waktu tertentu, misalnya sebuah pesawat airbus boing 737 memiliki kapasitas tempat duduk 300 seat setiap kali trip, atau sebuah Rumah Sakit memiliki kapasitas rawat inap sebanyak 50 kamar, dan sebagainya. Kapasitas produksi tersebut ditentukan berdasarkan kapasitas sumber daya yang dimiliki antara lain : kapasitasi mesin, kapasitas tenaga kerja, kapasitas bahan baku, kapasitas modal. Kapasitas produksi juga berkaitan erat dengan skedul atau jadwal produksi yang tertuang dalam jadwal produksi induk (master production shedule), karena jadwal produksi induk mencerminkan apa dan berapa yang harus diproduksi dalam jangka waktu tertentu. Kapasitas produksi dikaitkan dengan kapasitas sumber daya yang dimiliki seperti :

a. Kapasitas tenaga kerja

b. Kapasitas mesin

c. Kapasitas bahan baku

d. Kapasitas modal

Berbagai definisi kapasitas secara umun dapat diperinci sebagai berikut :

1. Design capacity, yaitu tingkat keluaran per satuan waktu untuk mana pabrik dirancang.

2. Rated capacity, yaitu tingkat keluaran per satuan waktu yang menunjukan bahwa fasilitas secara teoritik mempunyai kemampuan memproduksinya. ( Biasanya lebih besar daripada design capacity karena perbaikan-perbaikan periodic dilakukan terhadap mesin-mesin atau proses-prosesnya).

3. Standard capacity, yaitu tingkat keluaran per satuan waktu yang ditetapkan sebagai sasaran pengoperasian bagi manajemen, supervise, dan para operator mesin, dapat digunakan sebagai dasar bagi penyusunan anggaran.

4. Actual dan atau operating capacity, yaitu tingkat keluaran rata-rata per satuan waktu selama periode-periode waktu yang telah lewat. Ini adalah kapasitas standard ± cadangan-cadangan, penundaan, tingkat sisa nyata dan sebagainya.

5. Peak capacity, yaitu jumlah keluaran per satuan waktu (mungkin lebih rendah daripada rated, tetapi lebih besar daripada standard ) yang dapat dicapai melalui maksimisasi keluaran, dan akan mungkin dilakukan dengan kerja lembur, menambah tenaga kerja, menghapuskan penundaan-penundaan, mengurangi jam istirahat dan sebagainya.

Kapasitas atau tingkat keluaran ini pada umumnya dinyatakan dalam satuan- satuan sebutan persamaan seperti batang, ton, lologram, meter atau jam kerja yang tersedia. Sedangkan satuan-satuan waktu yang penting bagi perencanaan kapasitas, dapat dinyatakan dalam satuan seperti jam, hari, minggu atau bulan.

2.2. Perencanaan Kapasitas Jangka Pendek

Perencanaan kapasitas jangka pendek digunakan untuk menangani secara ekonomis hal-hal yang bersifat mendadak dimasa yang akan dating, misalnya untuk memenuhi permintaan yang bersifat mendadak atau seketika dalam jangka waktu pendek. Menghadapi kondisi diatas jika kapasitas produksi tidak mampu memenuhi maka perusahaan dapat melakukan sub-kontrak kepada perusahaan lain pada saat terjadi lonjakan jumlah permintaan.

Jika perusahaan ingin meningkatkan kapasitas produksi jangka pendek maka ada lima cara yang dapat dilakukan :

1. Meningkatkan jumlah sumber daya

2. Memperbaiki penggunaan sumber daya

3. Memodifikasi produk

4. Memperbaiki permintaan

5. Tidak memenuhi permintaan

2.3. Perencanaan Kapasitas Jangka Panjang

Perencanaan kapasitas jangka panjang merupakan strategi operasi dalam menghadapi segala kemungkinan yang akan terjadi dan sudah dapat diperkirakan sebelumnya. (dari hasil forecasting). Tujuan utamanya adalah perusahaan dapat menentukan jumlah produksi yang dapat menghasilkan biaya minimum dengan memperhatikan antara lain: pola permintaan jangka panjang dan siklus kehidupan produk yang dihasilkan. Untuk mengantisipasi gejolak kapasitas jangka panjang terdapat dua strategi yang dapat ditempuh perusahaan yaitu (1) Strategi melihat dan menunggu perkembangan (wait and see strstegy). (2). Strategi ekspansionis, yaitu berproduksi dengan kapasitas produksi yang selalu melebihi atau diatas volume permintaan.

2.4. Metode Perencanaan Kapasitas Produksi 

Dalam menentukan kapasitas produksi optimum, terdapat berbagai macam factor yang harus diperhatikan, faktor2 tersebut umumnya disebut sebagai factor produksi antara lain : (1). kapasitas bahan baku (2), Kapasitas jam kerja mesin (3). Kapasitas jam tenaga kerja (4). Kapasitas modal kerja. Dari beberapa factor tersebut diusahakan untuk memperoleh kombinasi jumlah dan jenis produksi yang akhirnya dapat menghasilkan keuntungan maksimal atau beban biaya yang paling minimal.
Perencanaan kapasitas atas dasar waktu dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Kapasitas jangka panjang (lebih dari 1 tahun). Merupakan sebuah fungsi penambahan fasilitas dan peralatan yang memilki lead time panjang.

2. Kapasitas jangka menengah (3 hingga 18 bulan). Hal ini merupakan tugas perencanaan keseluruhan. Dapat berupa  ditambahkan peralatan, karyawan dan jumlah shift, dapat pula dilakukan subkontrak, dan dapat juga menggunakan persediaan. 

3. Kapasitas jangka pendek (biasanya hingga 3 bulan). Perhatian utama terletak pada penjadwalan tugas, penjadwalan karyawan dan pengalokasian mesin.  Sangat sulit untuk mengubah kapasitas jangka pendek, sehingga biasanya digunakan kapasitas yang sudah ada.

2.4.1. Metode Break Even Point

Metode break event point (BEP) baik linear maupun non linear dapat digunakan untuk menentukan kapasitas produksi optimum. BEP dapat diartikan suatu keadaan dimana total pendapatan besarnya sama dengan total biaya (TR = TC) atau dapat juga dikatakan laba (revenue) p = 0.

Contoh Soal :

PT. ABC berproduksi dengan biaya tetap selama satu tahun sebesar Rp.400.000,- sedangkan biaya variabelnya Rp.600,-/unit. Harga jual produk ditetapkan Rp.1.000,- per unit. Kapasitas bahan baku (a) mampu menghasilkan sebanyak 2.500 unit produk, kapasitas jam tenaga kerja (b) dapat menghasilkan sebanyak 3.000 unit, kapasitas jam kerja mesin (c) sebesar 3.500 unit. Sedangkan jumlah permintaan (d) diperkirakan 4.000 unit. Dari data tersebut hitunglagh BEP dan gambarkan grafiknya !

FC = 400.000

BEP = 1.000 unit

P – VC 1.000 – 600

Selanjutnya dari unit BEP dan kapasitas masing-masing factor produksi dapat dibuat grafik BEP seperti disajikan dalam gambar berikut ini :

Penjualan (a) (b) (c)  (d)    Total Biaya            TR           TC

1.000

       400 FC

        0 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 unit (000)

             Berdasarkan gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : meskipun jumlah permintaan sebesar 4.000 unit tetapi perusahaan tidak dapat memenuhinya karena dibatasi oleh kapasitas bahan baku yang tersedia hanya sebesar 2.500 unit, jadi kapasitas produksi optimum adalah 2.500 unit yang ditentukan dari jumlah bahan yang mampu disediakan. Dengan berproduksi sebanyak 2.500 unit perusahaan akan memperoleh keuntungan sebesar =

p = TR – TC = (Rp. 1000- x 2500u) – (Rp. 400.000,- + Rp. 600,- (2500))

   = Rp. 2.500.000,- (–) Rp. 1.900.000,- = Rp. 600.000,-

2.5. Perencanaan Kapasitas

2.5.1.  Strategi Dalam Perencanaan Kapasitas Produksi

Kapasitas tenaga kerja  Taylor (2000) membedakan strategi perencanaan kapasitas ke dalam tiga tipe, yaitu :

a. Capacity Lead Strategy, adalah strategi dimana kapasitas yang direncanakan naik secara bertahap dan selalu melebihi nilai permintaan, jika permintaan berbentuk garis lurus (linier).

b. Capacity Lag Strategy, adalah strategi dimana kapasitas yang direncanakan selalu melebii nilai permintaan, jika permintaannya yang naik secara bertahap.

 c. Average Capacity Strategy, strategi kapasitas rata-rata, adalah suatu strategi yang direncanakan kadang melebihi dan kadang berkurang dari permintaan  pasar. Penyelesaian kapasitas diusahakan mendekati nilai rata-rata permintaan pasar.

2.5.2. Strategi Perencanaan Agregat Dalam Proses Produksi

a. Srategi Murni

Strategi yang disusun dengan hanya memanipulasi salah satu variabel. Strategi ini terdiri dari dua golongan yakni (1) pilihan kapasitas dimana perusahaan berusaha untuk mengubah permintaan tetapi untuk menyerap fluktuasi dalam permintaan  dan (2) pilihan permintaan. di mana perusahaan berusaha untuk memuluskan perubahan pola permintaan selama perioda perencanaan Beberapa tipe strategi yang termasuk strategi murni adalah sebagai berikut.

1)   Tipe Strategi Pilihan Kapasitas atau Level Production

Sebuah perusahaan dapat menentukan pilihan kapasitas dasar (produksi) berikut:

a. Mengubah tingkat persediaan. Para manajer dapat meningkatkan persediaan selama perioda permintaan rendah untuk memenuhi permintaan yang tinggi di masa datang. Jika strategi tersebut dipilih, maka biaya-biaya yang berkaitan dengan penyimpanan, asuransi, penanganan, keusangan, pencurian, dan modal yang diinvestasikan akan meningkat. Biaya-biaya tersebut pada umumnya berkisar 15% hingga 40% dari nilai sebuah barang setiap tahunnya. Pada sisi lain, ketika perusahaan memasuki masa di mana permintaan terus meningkat, maka kekurangan yang terjadi dapat mengakibatkan penjualan yang hilang disebabkan lead-time yang lebih panjang dan pelayanan pelanggan yang lebih buruk.

b. Meragamkan ukuran tenaga kerja dengan cara mengkaryakan atau memberhentikan. Salah satu cara untuk memenuhi permintaan adalah dengan mengkaryakan atau memberhentikan para pekerja untuk menyesuaikan tingkat produksi. Bagaimanapun, sering karyawan baru memerlukan pelatihan, dan rata-rata produktivitas menurun untuk sementara sehingga mereka menjadi terbiasa. Pemberhentian atau PHK, tentu saja, menurunkan moral semua pekerja dan dapat mendorong ke arah produktivitas yang lebih rendah.

c. Meragamkan tingkat produksi melalui lembur atau waktu kosong. Terkadang tenaga kerja dapat dijaga tetap konstan dengan meragamkan waktu kerja yang bermacam-macam, mengurangi banyaknya jam kerja ketika permintaan rendah dan menambah jam kerja pada saat permintaan naik. Sekalipun begitu ketika permintaan sedang tinggi, terdapat keterbatasan seberapa banyak lembur yang dapat dilakukan. Upah lembur memerlukan lebih banyak uang, dan terlalu banyak lembur dapat membuat titik produktivitas pekerja secara keseluruhan merosot. Lembur juga dapat menyiratkan naiknya biaya overhead yang diperlukan untuk menjaga agar fasilitas dapat tetap berjalan. Pada sisi lain, pada saat permintaan menurun, perusahaan harus menyerap waktu kosong pekerja yang biasanya merupakan proses yang sulit.

d. Subkontrak. Sebuah perusahaan dapat memperoleh kapasitas sementara dengan melakukan subkontrak pekerjaan selama perioda permintaan tinggi. Bagaimanapun, subkontrak, memiliki beberapa kekurangan. Pertama, mungkin mahal; kedua, membawa risiko dengan membuka pintu klien bagi pesaing. Ketiga, seringkali susah mendapatkan pemasok subkontrak yang sempurna, yang selalu dapat mengirimkan produk bermutu tepat waktu.

e. Penggunaan karyawan paruh waktu. Karyawan paruh waktu dapat mengisi kebutuhan tenaga kerja tidak terampil.

2) Tipe Strategi Pilihan Permintaan atau Chase Demand

Dasar pemilihan permintaan adalah sebagai berikut:

a. Mempengaruhi permintaan. Ketika permintaan rendah, sebuah perusahaan dapat mencoba untuk meningkatkan permintaan melalui iklan, promosi, kewiraniagaan, dan potongan harga. Contoh – AC pendingin udara paling murah dijual pada waktu musim dingin. Bagaimanapun, bahkan iklan khusus, promosi, penjualan, dan penetapan harga tidak selalu mampu menyeimbangkan permintaan dengan kapasitas produksi.

b. Tunggakan pesanan selama perioda permintaan tinggi. Tunggakan pesanan adalah pesanan yang diterima perusahaan tetapi tidak mampu (secara sengaja atau kebetulan) untuk dipenuhi pada saat itu. Jika pelanggan mau menunggu tanpa kehilangan kehendak baik mereka ataupun pesanannya, tunggakan pesanan adalah strategi mungkin untuk dijalankan. Banyak perusahaan melakukan tunggakan pesanan, tetapi pendekatan tersebut sering mengakibatkan hilangnya penjualan.

c. Bauran produk yang Counterseasonal. Suatu teknik penghalusan yang secara luas digunakan para manufaktur adalah mengembangkan sebuah bauran produk yang terdiri dari barang counterseasonal.  Contoh - perusahaan yang membuat keduanya: tungku perapian dan alat pendingin atau mesin pemotong rumput dan peniup salju. Bagaimanapun, perusahaan yang mengikuti pendekatan tersebut dapat mendapati diri mereka terlibat dengan produk di luar area keahlian mereka atau di luar target pasar mereka.

b. Strategi Hybrid atau Mixed Stategy

Gabungan beberapa strategi murni dimana lebih dari satu variabel yang dimanipulasi. Pendek kata, strategi hybrid merupakan strategi dengan mengkombinasi berbagai pilihan untuk mengembangkan sebuah rencana.

Berikut ini adalah tipe Strategi Hybrid :

1)  Strategi Perburuan

Sebuah strategi perburuan mencoba untuk mencapai tingkat output bagi setiap perioda yang memenuhi peramalan permintaan untuk perioda tersebut. Strategi tersebut dapat terpenuhi dengan berbagai jalan. Contoh  manajer produksi dapat memvariasikan tingkat tenaga kerja dengan merekrut atau menghentikan karyawan, atau dapat memvariasikan produksi dengan mengubah waktu lembur, waktu kosong, karyawan paruh waktu, atau subkontrak.

2) Strategi Bertingkat

Sebuah strategi bertingkat (atau penjadwalan bertingkat) adalah sebuah rencana agregat di mana produksi sehari-hari tetap sama dari perioda ke perioda. Contoh -Perusahaan seperti Toyota dan Nissan mempertahankan tingkat produksi pada tingkatan yang seragam dan mungkin

a.Membiarkan persediaan barang naik atau turun sebagai penyangga di antara produksi dan permintaan atau

b. Menemukan pekerjaan alternatif bagi karyawan.

Filosofi mereka adalah bahwa tenaga kerja yang stabil menuju ke produk yang lebih bermutu, lebih sedikit ketidakhadiran dan perputaran karyawan, dan karyawan yang lebih memiliki komitmen pada tujuan perusahaan. Penghematan lain mencakup karyawan yang lebih berpengalaman, pengawasan dan penjadwalan yang lebih mudah, dan lebih sedikit startups dan shutdowns yang dramatis. Penjadwalan bertingkat akan bekerja dengan baik ketika permintaan stabil.

2.6. Defenisi Persediaan

               Persediaan (inventory), dalam konteks produksi, dapat diartikan sebagai sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan produksi seperti dijumpai pada system manufaktur, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah tangga. Keberadaan persediaan atau sumber daya menganggur ini dalam suatu sistem mempunyai  tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah karena sumber daya tertentu tidak bisa didatangkan ketika sumber daya tersebut dibutuhkan. Sehingga, untuk menjamin tersedianya sumber daya tersebut perlu adanya persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan.  Adanya persediaan menimbulkan konsekuensi berupa resiko-resiko tertentu yang harus ditanggung perusahaan akibat adanya persediaan tersebut. Persediaan yang disimpan perusahaan bisa saja rusak sebelum digunakan. Selain itu perusahaan juga harus menanggung biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan tersebut.

2.7.  FUNGSI DAN JENIS PERSEDIAAN

Istilah persediaan ( Inventory ) adalah suatu istilah umum yang menunjukkan segala sesuatu atau sumber daya – sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Permintaan akan sumber daya mungkin internal ataupun eksternal. Ini meliputi persediaan bahan mentah, barang dalam proses, barang jadi atau produk akhir, bahan pembantu atau pelengkap, dan komponen lain yang menjadi keluaran produk perusahaan (Handoko, 1997, hal: 333).

Sedangkan menurut Herjanto (1999, hal: 219) Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, dan untuk suku cadang dari suatu peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi, ataupun suku cadang.

Setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan untuk menjamin kelangsungan hidup usahanya. Untuk mengadakan persediaan, dibutuhkan sejumlah uang yang diinvestasikan dalam persediaan tersebut. Oleh karena itu, setiap perusahaan haruslah dapat mempertahankan suatu jumlah persediaan optimum yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jumlah dan mutu yang tepat dengan biaya yang serendah-rendahnya. Untuk mengatur tersedianya suatu tingkat persediaan yang optimum, maka diperlukan suatu sistem pengawasan persediaan. Tujuan dari pengawasan persediaan ini adalah (Assauri, 1998):

a.   Menjaga jangan sampai kehabisan persediaan yang mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi.

b.  Menjaga agar pembentukan persediaan tidak terlalu besar atau berlebih, sehingga biaya yang timbul oleh persediaan tidak terlalu besar.

c.  Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena mengakibatkan meningkatnya biaya pemesanan.

2.7.1 Jenis Persediaan

Persediaan dapat dikelompokkan menurut jenis dan posisi barang tersebut di dalam urutan pengerjaan produk, yaitu (Assauri, 1998):

a.    Persediaan Bahan Baku (Raw Material Stock)

Merupakan persediaan dari barang-barang yang dibutuhkan untuk proses produksi. Barang ini bisa diperoleh dari sumber-sumber alam, atau dibeli dari supplier yang menghasilkan barang tersebut.

b.    Persediaan Bagian Produk (Purchased Parts)

Merupakan persediaan barang-barang yang terdiri dari parts yang diterima dari perusahaan lain, yang secara langsung diassembling dengan parts lain tanpa melalui proses produksi.

c.    Persediaan Bahan-Bahan Pembantu (Supplies Stock)

Merupakan persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu kelancaran produksi, tetapi tidak merupakan bagian dari barang jadi.

d.   Persediaan Barang Setengah Jadi (Work in Process)

Merupakan barang-barang yang belum berupa barang jadi, akan tetapi masih diproses lebih lanjut sehingga menjadi barang jadi.

e.    Persediaan Barang Jadi (Finished Good)

Merupakan barang-barang yang selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk disalurkan kepada distributor, pengecer, atau langsung dijual ke pelanggan.

2.7.2. Fungsi – fungsi Persediaan

Efesiensi operasional suatu organisasi dapat ditingkatkan karena berbagai fungsi penting persediaan. Pertama, harus diingat bahwa persediaan adalah sekumpulan produk fisikal pada berbagai tahap proses transformasi dari bahan mentah ke barang dalam proses, dan kemudian barang jadi. Fungsi – fungsi dari persediaan antara lain:

1.    Fungsi “ Decoupling “

Fungsi penting persediaan adalah memungkinkan operasi – operasi perusahaan internal dan eksternal mempunyai kebebasan. Persediaan “ decouples” ini memungkinkan perusahaan dapat memenuhi langganan tanpa terganggu supplier.

Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen – departemen dan proses – proses individual perusahaan terjaga kebebasannya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para langganan. Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut fluctuation stock.

2.    Fungsi “Economic Lot Sizing”

Melalui penyimpanan persediaan, perusahaan dapat memproduksi dan membeli sumber daya – sumber daya dalam kuantitas yang dapat mengurangi biaya per unit. Persediaan “Lot Size” ini perlu mempertimbangkan penghematan dalam hal pembelian, biaya pengangkutan per unit lebih murah karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya – biaya yang timbul karena besarnya persediaan ( biaya sewa gedung, investasi, resiko dan sebagainya ).

3.    Fungsi Antisipasi

Sering perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar pengalaman atau data – data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman.

Disamping itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang selama periode permintaan kembali, sehingga memerlukan kuantitas persediaan ekstra yang sering disebut persediaan pengaman. Pada kenyataannya, persediaan pengaman merupakan pelengkap fungsi “ decoupling “ yang telah diuraikan diatas. Persediaan antisipasi ini penting agar kelancaran proses produksi tidak terganggu.

Hal – Hal Yang Perlu Dipertimbangkan

1.    Struktur biaya persediaan.

a.    Biaya per unit (item cost)

b.    Biaya penyiapan pemesanan (ordering cost)

-         Biaya pembuatan perintah pembelian (purchasing order)

-         Biaya pengiriman pemesanan

-         Biaya transportasi

-         Biaya penerimaan (Receiving cost)

-         Jika diproduksi sendiri maka akan ada biaya penyiapan (set up cost): surat menyurat dan biaya untuk menyiapkan perlengkapan dan peralatan.

c.    Biaya pengelolaan persediaan (Carrying cost)

-         Biaya yang dinyatakan dan dihitung sebesar peluang yang hilang apabila nilai persediaan digunakan untuk investasi (Cost of capital).

-         Biaya yang meliputi biaya gudang, asuransi, dan pajak (Cost of storage). Biaya ini berubah sesuai dengan nilai persediaan.

     d.   Biaya resiko kerusakan dan kehilangan (Cost of obsolescence, deterioration and loss).

             e.    Biaya akibat kehabisan persediaan (Stockout cost)

2.    Penentuan berapa besar dan kapan pemesanan harus dilakukan.

2.8. METODE MANAJEMEN PERSEDIAAN

Metode yang digunakan dalam pengelolaan persediaan adalah seperti yang tercantum dibawah ini. Namun yang menjadi pembahasan dalam makalah ini adalah metode Economic Order Quantity ( EOQ ) dan Analisis ABC.

1.  METODA EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY)

2.   METODA SISTEM PEMERIKSAAN TERUS MENERUS (CONTINUOUS REVIEW SYSTEM)

3.   METODA SISTEM PEMERIKSAAN PERIODIK (PERIODIC REVIEW SYSTEM)

4.   METODA HYBRID

5.   METODA ABC                                                                   

1.    METODA EOQ (ECONOMIC ORDER QUANTITY)

Metoda Economic Order Quantity (EOQ) adalah metoda yang dapat dipergunakan baik untuk barang – barang yang dibeli maupun yang diproduksi sendiri. Model EOQ adalah nama yang biasa digunakan untuk barang – barang yang dibeli, sedangkan ELS ( Economic Lot Size ) digunakan untuk barang – barang yang diproduksi secara internal. Perbedaan pokoknya adalah bahwa, untuk ELS, biaya pemesanan ( ordering cost ) meliputi biaya penyiapan pesanan untuk dikrimkan ke pabrik dan biaya penyiapan mesin – mesin ( setup cost ) yang diperlukan untuk mengerjakan pesanan.

Model EOQ digunakan untuk menentukan kuantitas pesanan persediaan yang meminimumkan  biaya langsung penyimpanann persediaan dan biaya kebalikannya ( inverse cost ) pemesanan persediaan. Gambar dibawah menunjukkan hubungan antara biaya penyimpanan dan biaya pemesanan dalam bentuk grafik

Model manajemen persediaan dapat dirumuskan sebagai berikut:

Hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum menghitung EOQ:

D         :    Besar laju permintaan (demand rate) dalam unit per tahun.

S          :    Biaya setiap kali pemesanan (ordering cost) dalam rupiah per pesanan

C         :    Biaya per unit dalam rupiah per unit

i           :    Biaya pengelolaan (carrying cost) adalah persentase terhadap nilai 

                   persediaan per tahun.

Q         :    Ukuran paket pesanan (lot size) dalam unit

TC       :    Biaya total persediaan dalam rupiah per tahun.

 Biaya pemesanan per tahun (Ordering cost):

                  OC      = S (D/Q)

Biaya pengelolaan persediaan per tahun (Carrying cost)

                  CC       = ic (Q/2)

 Maka, total biaya persediaan:

                                    TC       = S (D/Q) + ic (Q/2)

Model EOQ di atas dapat diterapkan bila anggapan – anggapan berikut ini dipenuhi:

  Permintaan akan produk konstan, seragam, dan diketahui (deterministik)

  Harga/unit produk konstan

  Biaya simpan/unit/th konstan

  Biaya pesan/order konstan

  Wakttu antara pesanan dilakukan dan barang diterima (lead time/L) konstan

 Tidak terjadi kekurangan barang/back order

2.    METODA ABC  / ANALISIS ABC

Analisis ABC membagi persediaan yang ada ke dalam tiga kelompok berdasarkan volume tahunan dalam jumlah uang. Analisis ABC merupakan penerapan persediaan dari Prinsip Pareto. Prinsip Pareto menyatakan bahwa ada "beberapa yang penting dan banyak yang sepele". Pemikiran yang mendasari prinsip ini adalah bagaimana memfokuskan sumber daya pada bagian persediaan penting yang sedikit itu dan bukan pada bagian persediaan yang banyak namun sepele.

Untuk menentukan nilai uang tahunan dari volume dalam analisis ABC, dilakukan pengukuran permintaan tahunan dari setiap butir persediaan dikalikan dengan biaya per unit. Butir persediaan kelas A adalah persediaan-persediaan yang jumlah nilai uang per tahunnya tinggi. Butir-butir persediaan semacam ini mungkin hanya mewakili sekitar 15% dari butir-butir persediaan total, tetapi mewakili 70% sampai 80% dari total biaya persediaan. Butir persediaan kelas B adalah butir-butir persediaan yang volume tahunannya (dalam nilai uang) sedang. Butir-butir persediaan ini mungkin hanya mewakili 30% dari keseluruhan persediaan dan 15% sampai 25% dari nilainya. Butir - butir persediaan yang volume tahunannya kecil, dinamakan kelas C, yang mewakili hanya 5% dari keseluruhan volume tahunan tetapi sekitar 55% dari keseluruhan persediaan.

Kriteria selain volume tahunan dalam nilai uang dapat menentukan klasifikasi butir persediaan. Misalnya, perubahan teknis yang diantisipasi, masalah-masalah pengiriman, masalah-masalah mutu, atau biaya per unit yang tinggi dapat membawa butir persediaan yang menaik ke dalam klasifikasi yang lebih tinggi. Keuntungan pembagian butir-butir persediaan ke dalam kelas-kelas memungkinkan ditetapkannya kebijakan dan pengendalian untuk setiap kelas yang ada. Kebijakan yang dapat didasarkan pada analisis ABC sebagai berikut:

1.    Perkembangan sumber daya pembelian yang dibayarkan kepada pemasok harus
lebih tinggi untuk butir persediaan A dibandingkan butir persediaan C.

2.    Butir persediaan A, berlainan dengan butir persediaan B dan C. harus dikendalikan secara lebih ketat; mungkin karena butir persediaan A ini ditempatkan di wilayah yang lebih tertutup dan mungkin karena keakuratan catatan persediaannya harus lebih sering diverifikasi.

3.    Meramalkan butir persediaan A mungkin harus lebih berhati-hati daripada
meramalkan butir (kelas) persediaan yang lain.

4.    Peramalan yang lebih baik, pengendalian fisik, keandalan pemasok, dan
pengurangan besar stok pengaman dapat dihasilkan oleh semua teknik manajemen persediaan semacam analisis ABC.

 CONTOH KASUS

  Model Economic Order Quantity

1)      Contoh Kasus 1

Diketahui sebuah perusahaan memiliki kebutuhan bahan baku sebesar 10.000 unit per tahun. Biaya pemesanan untuk pengadaan bahan tersebut adalah sebesar Rp 150,-/order. Biaya simpan yang terjadi sebesar Rp 0,75/u/tahun. Hari kerja per tahun adalah 350 hari. Waktu tunggu (lead time) untuk pengiriman bahan tersebut selama 10 hari

Pertanyaan:

  Hitunglah EOQ

  Berapa total biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk pengadaan bahan tersebut

  Berapa kali perusahaan melakukan pemesanan dalam 1 tahun

  Berapa lama EOQ akan habis dikonsumsi perusahaan

  Tentukan reorder point (titik pemesanan kembali)

  Bagan persediaan perusahaan

• Jawab
• EOQ =     2x150x10.000   = 2000 unit

                                    0.75

• TC = HxQ/2 + S.D/Q   = (0.75 x 2000/2) + (150 x 10000/2000)

                                                 = Rp 750,- + Rp 750,- = Rp 1500,-

• Jumlah pemesanan/th = D/Q

                                                  = 10000/2000 = 5 kali

• Durasi habisnya EOQ = 350/5 = 70 hari
• Reorder point = L. D/hari kerja setahun

                                      = 10 x (10000/350) = 285. 7 hari

2)      Contoh Kasus 2

Suatu perusahaan memiliki kebutuhan material sebesar 100.000 unit per tahun. Biaya pesan $35/order. Biaya simpan sebesar 20% dari harga beli material. Pihak supplier menawarkan suatu penawaran khusus untuk pengadaan material tersebut dalam bentuk harga potongan. Adapun syaratnya adalah sbb:

            Kuantitas pembelian               Harga

            4000 – 7999 unit                                 $1.80

            Lebih dari 8000 unit               $1.70

            Pertanyaan:

            Di unit berapakah sebaiknya perusahaan melakukan pembelian.

• Kuantitas pembelian paling sedikit 8000 unit

            Harga beli (C) = $1.70

            H = $1.70 x 0.2 = $0.34

            EOQ =   2 x 35 x 100000 = 4537.43 unit       (tidak feasible)

                                    0.34

            TC = 100000 x $1.70 + 0.34 x (8000/2) + 35 x (100000/8000)

                  = $ 171,795.5

• Kuantitas pembelian 4000 – 7999 unit

            harga beli = $180

            H = $1.80 x 0.2 = $0.36

            EOQ =  2 x 35 x 100000 = 4409.59 = 4409.59 unit

                                    0.36

            TC = 100000 x $1.80 + 0.36 x (4409.59/2) + 35 x (100000/4409.59)

                  = $181,587.5

Jadi yang dipilih adalah kuantitas pembelian 8000 unit karena memiliki total biaya terkecil

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

            Berdasarkan pembahasan yang telah dibahas dapat disimpulkan Kapasitas adalah kemampuan pembatas dari unit produksi untuk berproduksi dalam waktu tertentu, dan biasanya dinyatakan dalam bentuk keluaran (output) per satuan waktu. Dalam menentukan kapasitas produksi optimum, terdapat berbagai macam factor yang harus diperhatikan, faktor2 tersebut umumnya disebut sebagai factor produksi antara lain : (1). kapasitas bahan baku (2), Kapasitas jam kerja mesin (3). Kapasitas jam tenaga kerja (4). Kapasitas modal kerja. Metode break event point (BEP) baik linear maupun non linear dapat digunakan untuk menentukan kapasitas produksi optimum. Persediaan (inventory), dalam konteks produksi, dapat diartikan sebagai sumber daya menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut disini dapat berupa kegiatan produksi seperti dijumpai pada system manufaktur, kegiatan pemasaran seperti dijumpai pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti pada sistem rumah tangga. Keberadaan persediaan atau sumber daya menganggur ini dalam suatu sistem mempunyai  tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah karena sumber daya tertentu tidak bisa didatangkan ketika sumber daya tersebut dibutuhkan. Sehingga, untuk menjamin tersedianya sumber daya tersebut perlu adanya persediaan yang siap digunakan ketika dibutuhkan.  Adanya persediaan menimbulkan konsekuensi berupa resiko-resiko tertentu yang harus ditanggung perusahaan akibat adanya persediaan tersebut. Persediaan yang disimpan perusahaan bisa saja rusak sebelum digunakan. Selain itu perusahaan juga harus menanggung biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan tersebut..

3.2. Saran

            Setiap perusahaan diharapkan dapat membuat perencanaan kapasitas dengan strategi yang paling baik dan memungkinkan untuk setiap perusahaan sesuai dengan strategi operasi perusahaan. Perusahaan harus jeli melihat peluang kapan perusahaan harus memproduksi lebih kapan perusahaan harus memproduksi cukup barang agar tidak adanya barang-barang yang berlebih dan tidak menimbulkan biaya-biaya lain yang tidak dibutuhkan.

DAFTAR PUSTAKA

Dimyati. Tjutju, Operations Research Model – model Pengambilan Keputusan, Sinar

Baru Algensindo, Bandung, 2003.

Handoko, Dasar – dasar Manajemen Produksi Dan Operasi. BPFE, Yogyakarta,

1997.

Hamdy Taha, Operation Research An Introduction, Edisi 4, Macmillan, New York

Richard Bronson, Theory and Problem of Operation Research , McGraw-Hill,

Singapore.

ASE – Volume 7 Nomor 1, Januari 2011: 1 - 11